Amtliches Auskunftsbüro

Das Amtliche Auskunftsbüro ist eine Einrichtung des Deutschen Roten Kreuzes, die im Kriegsfall die Nationale Auskunftsstelle über Kriegsgefangene und in Gewalt einer Konfliktpartei befindliche Zivilisten sowie bei Katastrophen Suchdienst und Vermisstenauskünfte organisiert.

Rechtsgrundlagen

Das Amtliche Auskunftsbüro erfüllt die von der Bundesregierung auf der Grundlage des Auftrages der Bundesregierung vom 08. September 1966 und der Suchdienstvereinbarung zwischen der Bundesregierung und dem [Deutschen Roten Kreuz vom 08. Juni 2001 übertragene Aufgabe, die Nationale Auskunftsstelle gemäß Artikel 122ff. des III. Genfer Abkommens und Artikel 136ff. des IV. Genfer Abkommens, auch im Hinblick auf Ziffer 6 Satz 2 der Anerkennungsbedingungen für nationale Rotkreuz- und Rothalbmondgesellschaften von 1948, vorzubereiten, zu planen und im Ernstfall einzurichten.

Um die Strukturen des Amtlichen Auskunftsbüro auch in Friedenszeiten sinnvoll nutzen zu können, wurden dem Suchdienst durch die DRK - Bundesversammlung auch die Wahrnehmung des Auskunftswesens bei Katastrophen und großen Schadensereignissen übertragen, denn auch hier kann es zur Trennung einander nahe stehender Personen kommen und Auskünfte sind zu erteilen.

Nach Artikel 122 des III. und Artikel 136 des IV. Genfer Abkommens ist jede an einem Konflikt beteiligte Partei verpflichtet, ein Auskunftsbüro einzurichten für den Empfang und die Weitergabe von Informationen zu

  1. den sich in ihrer Hand befindlichen Kriegsgefangenen (III. Genfer Abkommen) und
  2. den sich in ihrer Gewalt befindlichen geschützten Zivilpersonen (IV. Genfer Abkommen)

Die Bundesrepublik Deutschland ist den vier Genfer Abkommen im Jahre 1954 beigetreten und hat damit auch die Verpflichtung übernommen, für den Konfliktfall ein Amtliches Auskunftsbüro einzurichten.

Aufgaben

Das Amtliche Auskunftsbüro ist nach Artikel 122 des III. Genfer Abkommens für ausländische Kriegsgefangene in eigener Hand und nach Artikel 136 des IV. Genfer Abkommens für geschützte Zivilpersonen ausländischer Herkunft im eigenen Herrschaftsbereich zuständig. Die Aufgaben nach beiden Genfer Abkommen werden von ein und demselben Auskunftsbüro wahrgenommen. Über deutsche Kriegsgefangene und Zivilinternierte* hingegen berichten die Amtlichen Auskunftsbüros anderer Staaten an das AAB der Bundesrepublik Deutschland.

* Zivilinternierte bzw. geschützte Zivilpersonen im Sinne des IV. Genfer Abkommens sind ausländische Bürger, die sich beim Ausbruch eines Konfliktes oder bei einer Besetzung auf dem Gebiet des kriegsführenden Staates aufhalten. Auch die Bevölkerung eines besetzten Gebietes zählt dazu, wenn sie Zwangsmaßnahmen (Verhaftung, Internierung, Zwangsaufenthalt) unterworfen wird.

Auch für die eigene Bevölkerung hat das AAB im Konfliktfall eine Reihe von Aufgaben zu erfüllen:

  1. Hilfsmaßnahmen für Kinder unter 15 Jahren nach Artikel 24 des IV. Genfer Abkommens
  2. Sicherstellung des Familienschriftwechsels nach Artikel 25 des IV. Genfer Abkommens
  3. Nachforschungen nach dem Verbleib getrennter Familien nach Artikel 26 des IV. Genfer Abkommens und Artikel 74 des I. Zusatzprotokolls.

Den Kreisauskunftsbüros fallen im Konfliktfall folgende Aufgaben zu:

  1. Für geschützte Zivilpersonen
    • Entgegennahme der Meldung über diese Personen von der zuständigen Verwaltungsbehörde
    • ggf. die Erstellung dieser Meldungen in Zusammenarbeit mit der zuständigen Verwaltungsbehörde
    • Weiterleitung der Meldungen
    • Mitwirkung an der Vermittlung von Interniertenschriftwechsel
  2. Für die eigene Bevölkerung
    • Satzungsgemäße Suchdienstaufgaben
    • Benachrichtigung von Familien, deren Angehörige in Kriegsgefangenschaft geraten sind
    • Benachrichtigung von Familien, deren Angehörige im Ausland interniert wurden
    • Aushändigung der vom LAB zugestellten persönlichen Wertgegenstände ehemaliger Kriegsgefangener oder Internierter an die betroffenen Familien
    • Beratung der Familien in allen Fragen, die mit dem konfliktbedingten Schicksal eines Angehörigen zusammenhängen.

Die Verantwortung für die Meldungen ausländischer Kriegsgefangener liegt bei der Bundeswehr. Die Registrierung der ausländischen Kriegsgefangenen wird von der Bundeswehrauskunftsstelle übernommen, die die Daten direkt an die D/AAB weitergibt.

Organisation

Wie auch der Suchdienst des Deutschen Roten Kreuzes ist das Auskunftswesen dezentral organisiert. Die Basis der Arbeit liegt bei den Kreisverbänden, bei denen die Kreisauskunftsbüros (KAB) angesiedelt sind. Bei den 19 Landesverbänden des Deutschen Roten Kreuzes gibt es je ein Landesauskunftsbüro (LAB) und auf Bundesebene beim Generalsekretariat die Direktion des Amtlichen Auskunftsbüros (D/AAB). Der D/AAB direkt zugeordnet ist der Suchdienst München, der im Konfliktfall mit seinem Personal die ausführende Stelle der D/AAB ist.

Direktion des Amtlichen Auskunftsbüros (D/AAB)

Die Direktion des Amtlichen Auskunftsbüros beim Generalsekretariat des Deutschen Roten Kreuzes unterhält die Suchdienst-Leitstelle. Sie ist für alle nationalen Suchdienstaufgaben zuständig, die sie gemeinsam mit den beiden Außenstellen in Hamburg und München erledigt. Gleichzeitig ist die D/AAB der zentrale Schnittpunkt zum Internationalen Komitee vom Roten Kreuz (IKRK) in Genf, wo alle staatenübergreifenden Suchanfragen und Meldungen eingehen und an das jeweils zuständige AAB weitergeleitet werden.

Landesauskunftsbüro (LAB)

Das Landesauskunftsbüro nimmt alle Suchdienstaufgaben (Nachforschungsdienst, Familienzusammenführung, Hilfs- und Beratungsdienst, Amtliches Auskunftsbüro) auf Länderebene wahr und hat seinen Sitz beim jeweiligen Landesverband. Es koordiniert den Einsatz der Kreisauskunftsbüros in Zusammenarbeit mit den zuständigen Katastrophenschutzbehörden.

Kreisauskunftsbüro (KAB)

Ein KAB hat in der Regel seinen Sitz bei einem DRK-Kreisverband und wird von den Mitgliedern des Arbeitskreises Suchdienst gebildet. Da nach der Gebietsreform die Kreisbereiche oftmals wesentlich größer geworden sind, kann es auch Außenstellen des KAB oder mehrere KAB in einem Kreisverband geben. Im Katastrophenfall ist es möglich das KAB, resp. die von ihm einzurichtende Personenauskunftsstelle (PASt) räumlich auszulagern damit es näher am Schadensgebiet ist. Das Personal des KAB besteht aus ehrenamtlichen Helfern, einem ehrenamtlichen Leiter des KAB und dessen Stellvertreter.

Personenauskunftsstelle (PASt)

Durch ein Kreisauskunftsbüro wird bei Bedarf auf Anordnung der unteren Katastrophenschutzbehörde eine Personenauskunftsstelle eingerichtet und betrieben. Eine PASt wird, je nach Lage, präventiv bei Großveranstaltungen und Großeinsätzen und stets bei Konflikten und Katastrophen eingerichtet. Sie sammelt Meldungen und Anfragen über den Verbleib von Personen und erteilt Auskünfte zum Verbleib Betroffener an berechtigte Personen. Darüber hinaus arbeitet sie mit der Katastrophen-Einsatzleitung, der Polizei, der Rettungsleitstelle und anderen beteiligten Ämtern und Behörden zusammen und sichert den Datenrückfluss an die Katastrophenschutzbehörde im Rahmen des Katastrophenmanagements.

Arbeitsablauf

Kommt es zu einer Katastrophe, so haben die Betroffenen selbst, aber auch diejenigen die von dieser Katastrophe in Kenntnis gesetzt werden, verständlicherweise den dringenden Wunsch zu erfahren, ob Angehörige und/oder Freunde betroffen sind bzw. wo sie sich gerade aufhalten. Vor Ort befindliche Helfer werden also oft mit Fragen bestürmt, die sie ersten nicht beantworten können und die sie zweitens bei ihrer Arbeit behindern. Um nun zu vermeiden das diese Leute sich selbst auf die Suche nach ihren Angehörigen oder Freunden machen, und somit die Lage im Katastrophengebiet noch unübersichtlicher machen, werden durch die alarmierten Kreisauskunftsbüros Personenauskunftsstellen eingerichtet.

Jeder Betroffene der durch vor Ort befindliche Einsatzkräfte aufgefunden wird, wird umgehend registriert. Auf dem Registriervordruck wird neben den Personalien auch der Fundort sowie der geplante Verbleib festgehalten. Dieser Registriervordruck wird der Personenauskunftsstelle überstellt. Ebenso werden alle vor Ort befindlichen Einsatzkräfte und Helfer mit Personalien und geplantem Einsatzgebiet erfasst und an die Personenauskunftsstelle gemeldet, so das auch sie im Ernstfall gefunden werden können.

Personen die nach Angehörigen oder Freunden suchen, können ihre Suchanfrage nun in der Personenauskunftsstelle erfassen lassen. Sowohl Meldungen als auch Anfragen werden in der Katastrophenkartei eingeordnet.

Hier kommt es aufgrund des vom Suchdienst entwickelten Karteibegegnungsverfahrens zum Zusammentreffen einer Suchanfrage und einer Meldung über den Verbleib einer Person, z. B. einer Ausweis- und Bezugskarte. Dem Suchenden kann auf diese Weise Auskunft erteilt werden, wo sich die gesuchte Person nach unseren Informationen befindet.

Die lange bewährte Katastrophenkartei mit dem Karteibegegnungsverfahren wird inzwischen durch das EDV-Programm Xenios unterstützt, das es bei entsprechender Vernetzung ermöglicht, die Suche bundesweit auszudehnen. Allerdings werden die herkömmlichen Registrierunterlagen nicht überflüssig, und das aus mehreren Gründen. Nicht jeder Helfer verfügt über ein mobiles Datenerfassungsgerät und nicht immer ist die Personenauskunftsstelle in solchen Gebieten untergebracht, die es ermöglichen die benötigte Technik mit Strom zu versorgen. Ebenso muss auch weiterhin ein Teil der Registrierunterlagen beim Betroffenen verbleiben um im Notfall eine Identifizierung vornehmen zu können.

Alarmierung

Für die Alarmierung des KAB gibt es drei Alarmstufen:

Alarmwarnung

Die Alarmwarnung dient der ständigen Erreichbarkeit des KAB/PASt- Personals (Rufbereitschaft) und umfasst folgende Maßnahmen:

  • Die KAB-Leitung (Leiter, Stellvertreter) wird über die Lage informiert.
  • Beurteilung der Lage und Entscheidung über weitere Maßnahmen.

Voralarm

Der Voralarm dient der Sicherstellung der kurzfristigen Einsatzbereitschaft. Die DRK-Leitungsgruppe des zuständigen Kreisverbandes tritt zusammen. Es wird geprüft, ob die für den Einsatz vorgesehenen Kräfte erreichbar und abkömmlich sind und ob die nötigen Einrichtungen zur Verfügung stehen. Folgende Sofortmaßnahmen werden eingeleitet:

  • Die KAB-Leitung wird über die Lage informiert.
  • Die ständige Erreichbarkeit eines KAB-Ansprechpartners wird gewährleistet.
  • Erforderliche Maßnahmen seitens des KAB werden festgelegt.
  • Die KAB-Mitarbeiter werden voralarmiert.
  • Die vorgesehenen Räume und Materialien für das KAB werden bereitgestellt.
  • Meldung zur Lage und zu den eingeleiteten Maßnahmen an das Landesauskunftsbüro (LAB).

Alarm

Es erfolgt der Auftrag zur Einrichtung einer Personenauskunftsstelle (PASt) durch die untere Katastrophenschutzbehörde. Neben der Weiterleitung der Meldung an den KAB- Leiter und dessen Stellvertreter, der Alarmierung der KAB-Mitarbeiter und der Gewährleistung einer der Lage entsprechenden Mindeststärke werden folgende Maßnahmen getroffen:
  • Einrichtung der vorgesehenen Räume und Aufbau der Funktionsbereiche.
  • Sicherstellung der Kommunikation und EDV (Telefon, FAX, PC/Notebook, Internetverbindung).
  • Meldung der Einsatzbereitschaft an die Leitungsgruppe und das Landesauskunftsbüro.

Sobald die Einsatzbereitschaft der PASt bestätigt ist, erfolgt die öffentliche Bekanntgabe der Rufnummer und Anschrift der PASt.

Ausstattung

Jedes Kreisauskunftsbüro wird mit einer so genannten KAB-Kiste ausgestattet. Diese enthält neben der Formularpackung mit allen Registriervordrucken eine Rotkreuzfahne, den Einsatzplan des Kreisauskunftsbüros, diverse Büromaterialien und Schilder. Viele Kreisauskunftsbüros sind mit tragbaren Computern und entsprechender Zusatztechnik wie Drucker ausgestattet.

Suchverfahren

Karteibegegnungsverfahren

Entwickelt wurde das Karteibegegnungsverfahren im Frühjahr 1945 durch zwei Offiziere die ohne jeglichen offiziellen Auftrag ein Flüchtlingshilfswerk gründeten. Oberleutnant Helmut Schelsky und Leutnant Kurt Wagner, die beide an der Ostfront gekämpft hatten, sahen in Flensburg Zehntausende Flüchtlinge auf der Suche nach einer Unterkunft und in der Hoffnung Angehörige wiederzufinden. Sie fingen an die Flüchtlinge zu registrieren und mit Hilfe der Listen der registrierten Flüchtlinge errichteten sie eine Dienststelle: Deutsches Rotes Kreuz, Flüchtlingshilfswerk, Ermittlungsdienst, Zentral-Suchkartei.

Da man davon ausgehen muss das jeder Suchende auch gleichzeitig ein Gesuchter sein kann/muss, bauten Schelsky und Wagner eine Doppelkartei auf. Auf der Stammkarte wurden die Daten des Suchenden verzeichnet, auf der Suchkarte die des Gesuchten.

Somit war das Karteibegegnungsverfahren geboren, das noch bis heute angewendet wird:

Nach der Registrierung von Betroffenen und Suchenden stehen sich in der Suchkartei zwei Karten gegenüber. Die DRK-Suchkarte und die DRK-Stammkarte. Diese Karten werden getrennt alphabetisch in die Suchkartei einsortiert. Anschließend werden die Karten solange miteinander verglichen, bis eine DRK-Stammkarte einer DRK-Suchkarte zugeordnet werden kann. Dabei werden die Karten in beide Richtungen miteinander verglichen, da ein Suchender ebenso auch ein Gesuchter sein kann.

Xenios

Xenios ist ein EDV-Programm das auf Java basiert und gemeinsam mit einem mySQL- oder Oracleserver arbeitet. Auf den Rechnern der Auskunftsbüros sind lokale mySQL- Server installiert, die im Falle eines kleinen Einsatzes oder bei fehlender Internetverbindung genutzt werden können. Bei größeren Einsätzen oder bei bestehender Internetverbindung wird auf einen zentralen Oracle-Server zurückgegriffen. Wird ein lokaler Server verwendet, so kann später ein Datenaustausch mit dem zentralen Oracle-Server erfolgen.

Die Einführung von Xenios löst zwar das bewährte Kartenbegegnungsverfahren nicht ab, unterstützt es jedoch ungemein. Nach der Erfassung aller Daten in den von Hand beschriebenen Karten werden diese Daten in Xenios erfasst. Suchanfragen die nach der Dateneingabe kommen, können so sehr schnell gelöst werden, da Xenios mittels Datenbankabfrage wesentlich schneller fündig wird.

Kommt Xenios bei größeren Einsätzen zur Verwendung, ist es möglich mehrere beteiligte KAB auf denselben Datenstamm zugreifen zu lassen und somit auch ortsübergreifende Suchanfragen zu bearbeiten.

Auch organisationsübergreifender Datenaustausch wird durch Xenios möglich. Viele Behörden die mit Sicherheitsaufgaben betraut sind setzen bereits Xenios ein und unterstützen somit die Arbeit der Auskunftsbüros. Der erste Testlauf dieser Art war die Internationale Luft- und Raumfahrtausstellung (ILA) 2006 in Berlin, bei der mehrere beteiligte KAB aus dem Land Brandenburg vernetzt wurden.

Sollten Sie nach all diesen Informationen Fragen haben, können Sie sich gerne an uns wenden, oder an einem unserer Übungsabende teilnehmen. Wie Sie sich sicher denken können, werden immer ehrenamtliche Mitarbeiter gesucht, die uns bei unserer wichtigen Arbeit unterstützen.

Ein Vorteil dieser ehrenamtlichen Arbeit ist es, mit Menschen zusammen zuarbeiten, denen das Wohl der Mitmenschen am Herzen liegt. Wir dürfen nicht vergessen, dass auch wir jederzeit in die Situation kommen können, wo wir auf Hilfe von anderen Menschen angewiesen sind. Deshalb: Sprechen Sie uns an und helfen Sie mit!
Das KAB - Kreisverband Stollberg e. V.

Leiter: Michaela Köhler

ehrenamtliche Mitarbeiter: 10

Übungsabende: 3 bis 4-mal pro Jahr (Jahresplan)


Anfragen unter: 037296 3411